經(jīng)常有會(huì)員反映這樣的一個(gè)問(wèn)題:一個(gè)工作簿中，并沒(méi)有多少數(shù)據(jù)，但文件卻很大，運(yùn)行速度較慢，有時(shí)幾近無(wú)法忍受的地步。
針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，陸續(xù)也有不少朋友參與過(guò)討論，也提出過(guò)一些解決方法，但還不完整。下面是比較完整地分析excel工作簿體積膨脹的原因，以及常用的幾種方法，希望對(duì)大家能有所幫助！
(一)如何給excel工作簿減肥
除了工作簿本身有宏病du外，以下幾種原因也可能導(dǎo)致工作簿異常膨脹
1、工作表中的格式過(guò)于復(fù)雜(如多種字體，多種顏色，條件格式等等)。
我們都知道，一個(gè)工作表有65536*256個(gè)單元格，這個(gè)非常大的一個(gè)范圍。我們?cè)趹?yīng)用一些格式設(shè)置時(shí)，往往為了方便，直接在整行，或整列，或者在多行和多列中應(yīng)用，這樣其實(shí)是不妥當(dāng)?shù)?。我相信很少有人?huì)用滿(mǎn)整列，或者整行。大量的沒(méi)有用到的單元格被加上了一些格式后，excel并不總是知道這個(gè)單元格是不需要用的，而往往在計(jì)算時(shí)會(huì)包括這些單元格。另外，格式的多樣性(包括字體，顏色等)，勢(shì)必是要造成excel文件體積變大，這是不難理解的。
用盡量少的格式樣式，如字體和顏色，畢竟excel的優(yōu)勢(shì)不是在于文書(shū)，版面的展示(那是word，powerpoint等的強(qiáng)項(xiàng))。
刪除“空白”的單元格。找到工作表中最右下角的單元格(請(qǐng)注意：除非你有自信，請(qǐng)不要過(guò)分依賴(lài)excel 的"定位"=>" 后一個(gè)單元格"所給你的結(jié)果)，我是說(shuō)你可以手工找到這個(gè)單元格。然后選中這個(gè)單元格右邊所有的列，然后執(zhí)行菜單命令："編輯"=〉""=〉"全部"，接下來(lái)，選中這個(gè)單元格下面所有的行，同樣執(zhí)行菜單命令："編輯"=〉""=〉"全部",然后保存
2、圖片或者其他繪圖圖形較多，或者圖片選擇了不恰當(dāng)?shù)母袷?/p>
在文檔中引用的圖片格式一般有三種，bmp、jpg、gif。bmp格式保存的圖片保真度較高，但大小往往是其它兩種格式的幾倍至幾十倍，而照片、掃描圖片等用gif格式保存則失真非常嚴(yán)重，因此建議圖片先采用jpg格式保存，然后再引入到文檔中，這種格式的圖片大小不僅比bmp格式小很多，而且往往也比gif的格式小，而保真度與bmp格式則相差無(wú)幾。
插入圖片有兩種方法，第 一種是將圖片保存為一個(gè)jpg格式的文件，選擇“插入→圖片→來(lái)自文件”，打開(kāi)“插入圖片”對(duì)話框，選中所需插入的圖片文件，點(diǎn)擊“插入”即可。另一種是用“畫(huà)圖”、“microsoft照片編輯器”等打開(kāi)這個(gè)jpg文件，選中并復(fù)制，然后在文檔中點(diǎn)擊“粘貼”即可插入。強(qiáng)烈建議大家采用第 一種方法，雖然兩種方法得到的圖片質(zhì)量是一樣的，但第 一種方法所形成的文檔的大小可能會(huì)比第二種小幾十倍!
徹底圖形對(duì)象：例如我們自己畫(huà)的一些圖形，比如你現(xiàn)在不要用它們了，你選擇行或者列范圍刪除，都是不掉了，他們只是可能縮小了。
按f5--->定位條件--->對(duì)象-->確定，按delete
3、公式和名稱(chēng)較多或者公式，名稱(chēng)，數(shù)據(jù)透視表等所引用的單元格范圍過(guò)大。
由于和第二點(diǎn)類(lèi)似的原因，我們?cè)诙x名稱(chēng)，編寫(xiě)公式，指 定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時(shí)往往圖一時(shí)方便，而指 定了過(guò)大的單元格范圍。例如在a列中有包括標(biāo)題在內(nèi)的10個(gè)數(shù)據(jù)(a1：a10)，標(biāo)題為“姓名”,我們現(xiàn)在要定義一個(gè)名稱(chēng)，例如"姓名"，很多人會(huì)用 插入=〉名稱(chēng)=〉指 定=〉行，這當(dāng)然是方便的，但這樣的話“姓名”這個(gè)名稱(chēng)就引用了a2:a65536,而不是實(shí)際的a2：a10。你能想象到兩者的差別嗎?
這時(shí)候，有的朋友要說(shuō)：我這樣做的原因是因?yàn)槲业臄?shù)據(jù)是在不斷增加的呀，我可不想每次在變動(dòng)的時(shí)候都去改這個(gè)名稱(chēng)。
當(dāng)然，你是對(duì)的，誰(shuí)會(huì)愿意這樣做呢?當(dāng)我確信我定義的這個(gè)名稱(chēng)所引用的范圍不可能是固定的時(shí)候，我采用了一個(gè)方法就是“動(dòng)態(tài)命名”。聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)耳熟對(duì)嗎?請(qǐng)看這個(gè)例子：為簡(jiǎn)單起見(jiàn)，我們假設(shè)數(shù)據(jù)都是連續(xù)地在a10后面開(kāi)始添加，也就是說(shuō)我們希望當(dāng)我們添加到a15時(shí)，這個(gè)"姓名"就如我所愿地指向a2：a15，而這一切都是自動(dòng)完成的。那么你可以在"插入"=〉"名稱(chēng)"=>"定義"對(duì)話框中，找到"姓名"，然后修改引用位置為=offset($a$2,0,0,counta($a:$a)-1,1)，然后點(diǎn)擊"添加"。請(qǐng)留步，先不要急著關(guān)閉這個(gè)對(duì)話框。你現(xiàn)在可以將鼠標(biāo)放在"引用位置"的這個(gè)框里面，由此來(lái)驗(yàn)證你要的結(jié)果?？吹搅藛?工作表中那一閃一閃的區(qū)域就表示了目前"姓名"所引用的單元格范圍
這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的示范，利用這種技巧，可能讓我們用經(jīng)濟(jì)的方式得到我們需要的結(jié)果
在公式引用中，在指 定數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源時(shí)，都可以運(yùn)用類(lèi)似的技巧。當(dāng)然，我不會(huì)你寫(xiě)類(lèi)似這樣的公式=counta(offset($a$2,0,0,counta($a:$a)-1,1))，而是你先定義好這個(gè)名稱(chēng)，然后這樣寫(xiě)公式：=counta(姓名
這種效果在數(shù)組公式中更明顯，除非你有足夠的耐心和勇氣，請(qǐng)不要在數(shù)組公式用引用過(guò)大的單元格范圍，特別是那些不必要的單元格。
請(qǐng)注意，以上的檢查應(yīng)該是針對(duì)工作簿中的所有工作表，包括隱藏的
4、vba代碼，尤其是用戶(hù)窗體的影響
現(xiàn)在很多朋友都已經(jīng)學(xué)會(huì)了用vbe來(lái)構(gòu)建自己的工程，這是多么令人振奮的一件事!但今天我們要討論的是如何處理vba工程可能帶來(lái)一些副作用以及如何壓縮它?
有很多測(cè)試證明，用戶(hù)窗體會(huì)是增加文件大小的比較突出的原因之一。而反復(fù)地改寫(xiě)工程中模塊的代碼，也或多或少地會(huì)增加文件的大小(我們可以這樣理解：反復(fù)地改寫(xiě)工程代碼，總是會(huì)留下一些痕跡和碎片)
對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，可以考慮將所有模塊，窗體，都導(dǎo)出為文件，然后保存，然后再依次導(dǎo)入。
關(guān)于用戶(hù)窗體，作為開(kāi)發(fā)者應(yīng)該考慮的是：是否真的有必要用某個(gè)窗體?舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，如果只是接收用戶(hù)輸入數(shù)值，就完全可以用inputbox方法或者屬性，而不需專(zhuān)門(mén)用一個(gè)窗體。同時(shí)，工作表本身可以用來(lái)做用戶(hù)交互的界面，應(yīng)該充分利用。
5、外部鏈接(特別是死鏈接)的影響
有的時(shí)候，我們的工作簿中可能包含了一些外部引用，這樣我們可以共享其他工作簿的一些信息。如果你的工作簿中包含外部鏈接，你可以通過(guò)"編輯"=>"鏈接"對(duì)話框中查看到。默認(rèn)情況下，文件在打開(kāi)時(shí)，總是嘗試去鏈接源文件，以刷新數(shù)據(jù)。在保存時(shí)，會(huì)紀(jì)錄鏈接的變化情況
當(dāng)源文件的位置或者內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，就可能產(chǎn)生死鏈接
我個(gè)人非常不主張用鏈接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)不同文件間數(shù)據(jù)的共享，這既不是方便的方法，而且在文件分發(fā)過(guò)程中會(huì)遇到一些問(wèn)題。我當(dāng)然知道數(shù)據(jù)共享是有意義的，但我經(jīng)常會(huì)嘗試用其他的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)
6、關(guān)于自動(dòng)保存選項(xiàng)的考量
選中這個(gè)選項(xiàng)時(shí)，每次進(jìn)行保存文檔的操作則只保存文檔的修改部分，保存速度較快，但文檔的大小也會(huì)增加，即使是對(duì)文檔進(jìn)行刪減操作也是如此。目前計(jì)算機(jī)的速度較快，因此開(kāi)啟這項(xiàng)功能所帶來(lái)速度的增加毫不明顯，但付出的代價(jià)是文檔的大小急劇膨脹，建議不要選中這個(gè)選項(xiàng)。試著關(guān)閉這個(gè)選項(xiàng)，再對(duì)文檔稍作修改，然后保存，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)文檔的大小會(huì)大幅度縮小!
7、文件異常退出(或者其他不可預(yù)見(jiàn)的原因)造成的工作簿內(nèi)工作表結(jié)構(gòu)方面的損壞。
有時(shí)候，由于一些不可預(yù)見(jiàn)的原因(例如停電)，excel被迫異常退出。雖然目前沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工具可以檢測(cè)這種情況對(duì)工作簿內(nèi)部可能造成的損壞程度，但是有理由相信多少是有影響的
如果你的文件中不存在前面提到的幾個(gè)問(wèn)題，同時(shí)你還是確信文件體積不正常，你可以嘗試如下的方法。
新建一個(gè)工作簿，把現(xiàn)有文件中的工作表一一剪切到新的工作簿中。請(qǐng)注意這里用的是“剪切”方法，不是“移動(dòng)或復(fù)制工作表”，也不是“復(fù)制”。沒(méi)錯(cuò)，就是先選中工作表中的內(nèi)容，然后“剪切”，光標(biāo)移動(dòng)到目標(biāo)工作表，然后“粘貼”。這樣做唯 一不足的地方就是，目標(biāo)工作表的行和列格式可能要稍微調(diào)整一下。
(二)如何給excel加速
可能影響excel的運(yùn)行速度的幾個(gè)方面
1、設(shè)備的配置是否合理?特別是office 2003，功能的確是很強(qiáng)大了，但相應(yīng)的對(duì)硬件的要求也提高了。一般用戶(hù)都用windows xp系統(tǒng)，然后裝office 2003 ，當(dāng)然還有其他的軟件了，這樣的情況，我的配置是：cpu p4 1g及以上，內(nèi)存256mb及以上，硬盤(pán)40g及以上。根據(jù)自己的計(jì)算機(jī)的配置情況，你也可能選擇只安裝部分(而不一定是全部)office組件和工具。
2、加載宏。excel內(nèi)置了幾個(gè)加載宏程序，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)一些功能。另外，我們自己也可以編寫(xiě)，或者在網(wǎng)上也可以找到更多的各式各樣的加載宏程序。在使用加載宏時(shí)我可以給出的建議有：首先一定要確認(rèn)加載宏的來(lái)源是否正當(dāng)?下載后，安裝前，強(qiáng)烈要先殺du。其次，要用的時(shí)候再加載它，而不主張一直把所有的加載宏都加載上。
3、自動(dòng)重算，自動(dòng)保存選項(xiàng)的考量。這兩個(gè)選項(xiàng)在一定程度上給我們的工作帶來(lái)了便利。但在有些時(shí)候(例如是公式比較多的時(shí)候)，特別是自動(dòng)重算，可能導(dǎo)致運(yùn)行速度變慢。前面提到：自動(dòng)保存選項(xiàng)也是可能導(dǎo)致文件增大的一個(gè)因素。有選擇性地在操作一些文件時(shí)關(guān)閉這兩個(gè)選項(xiàng)，可能會(huì)對(duì)運(yùn)行速度有幫助。
4、迭代計(jì)算選項(xiàng)的考量。出于某種特殊的需求，我們可能會(huì)允許工作簿進(jìn)行迭代計(jì)算，也就是循環(huán)引用(這種有目的的循環(huán)引用可以被用到解聯(lián)立方程等一些特殊的場(chǎng)合)。但是這種循環(huán)引用會(huì)導(dǎo)致工作表頻繁地被計(jì)算，當(dāng)工作表任何地方發(fā)生變化時(shí)，就被重新計(jì)算一次。所以，這一點(diǎn)也是影響excel速度的原因之一。建議不要勾上這個(gè)選項(xiàng)。
5、文件不正常(主要是本文第 一部分所提到的一些情況)。這一項(xiàng)的解決不再贅述。
6、不恰當(dāng)?shù)厥褂昧似渌恍┩獠抗ぞ呖赡軐?dǎo)致的問(wèn)題。例如一些測(cè)試版的軟件，就好比目前的vsto 2005 beta2 ，這里面有一些針對(duì)excel進(jìn)行編程的工具。有的朋友(請(qǐng)注意：只是可能)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，安裝了這個(gè)工具后，或者即使后來(lái)卸載了這個(gè)工具后，excel在讀文件，特別是內(nèi)部有宏的文件時(shí)非常奇怪地“吃”內(nèi)存，具體地說(shuō)就是excel會(huì)瘋狂地占用內(nèi)存，以致根本就無(wú)法正常工作。對(duì)于這種情況，有一個(gè)比較簡(jiǎn)便的方法就是使用：幫助=〉檢測(cè)與修復(fù) ，有兩個(gè)選項(xiàng)：修復(fù)時(shí)捷方式;放棄自定義設(shè)置并恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置。如果兩個(gè)選項(xiàng)都選上了，或者至少第二個(gè)選項(xiàng)選上了的話，執(zhí)行修復(fù)完后一般都能解決這個(gè)問(wèn)題。請(qǐng)注意：在執(zhí)行這個(gè)操作之前，請(qǐng)確定你已經(jīng)清楚這樣操作可能導(dǎo)致的一些問(wèn)題(例如outlook的個(gè)人數(shù)據(jù)文件可能需要重新指 定：文件不會(huì)丟失，但修復(fù)完重新開(kāi)outlook前，請(qǐng)到控制面板=〉郵件 對(duì)話框中指 定你的個(gè)人數(shù)據(jù)文件)。強(qiáng)烈建議你要先閱讀相應(yīng)的幫助文檔。
(三)如何識(shí)別宏病du
在vbe(visual basic編輯器)中，工程資源管理器，并定位到你要檢查的工作簿。 檢查工作簿中所有模塊(包括thisworkbook模塊)中的代碼，查看是否有你不熟悉的vba代碼。病du代碼往往格式混亂并且含有大量奇怪的變量名稱(chēng)。另一個(gè)選擇是使用市售的查du軟件。為保 證安全，建議將office 的宏安全性設(shè)置為中級(jí)后者以上(請(qǐng)注意：如果設(shè)置為的話，你將不會(huì)收到任何的通知，excel自動(dòng)禁止所有宏運(yùn)行)
溫馨提示
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